posto qui la mia richiesta di supporto e consiglio nella speranza che la sezione sia quella giusta.
Situazione attuale.
Siamo un piccolo ufficio di 7 persone operanti come consulenti nel settore agricolo. I colleghi hanno skills informatiche medio-basse, improntate 100% all’uso Office più generico possibile: email, preparazioni documenti, Excel base per redazione grafici e presentazioni. Nel tempo hanno acquisito la capacità di condividere e lavorare su files su OneDrive così come di accedere a SharePoint sites attivati entro il nostro tenant, per lo più come storage e raccolte documentali.
Abbiamo tutti una licenza Microsoft 365 Business Standard e i relativi servizi sottoscritti sono tutti su cloud Microsoft. Non abbiamo hardware (server) interni all’ufficio.
Per gli utenti di questo forum, siamo qualche gradino sotto nella scala dell'evoluzione .
Alcuni dei colleghi operano anche con dati di diversa natura, da quelli amministrativi interni a quelli statistici europei, per produrre proprie elaborazioni o grafici.
Non abbiamo una infrastruttura per il datawarehosing, e direi neppure una cultura basata sulla opportunità di condividere i propri dati.
Questo genera una serie di problemi: in caso qualcuno avesse bisogno di un dato non si sa se questo esista; se si, dove sia l’ultima versione e in quale file ; chi ha curato il lavoro; a quando risale l’ultimo aggiornamento; con quale metodo è stato ottenuto etc.
Obiettivo
Sarebbe di interesse dell’azienda superare l’attuale situazione che vede ciascuno di noi operare “in solitaria” per evolvere verso qualcosa di ordinato, condiviso, gestito e sicuro.
La cosa la dovrei seguire io che sono il pseudo-smanettone di turno. Per la parte a valle ossia “ETL” e salvataggio su FABRIC mi sento abbastanza tranquillo, data la disponibilità di Dataflows che potremmo attivare per le necessità del caso. I Dataflows sarebbero poi consultabili in modo intuitivo dagli utenti via Excel/PowerQuery.
Problema
La cosa che dobbiamo mettere a posto, anzi no creare da zero, è la parte a monte di tutto, ossia un meccanismo per l'input delle informazioni.
1) Basi dati "trusted online".
In questi casi il problema non credo si ponga: già ora sul mio pc in locale, acquisisco via Excel/Powerquery dati da Eurostat via SDMX, ISTAT o altri via XML, CSV, JSON... Un domani su FABRIC queste sorgenti potrebbero essere interrogate e aggiornate in automatico dai Dataflows per essere disponibili per tutti i colleghi
2) Basi dati create e gestite dagli utenti dell'ufficio.
I casi sono diversi.
2a) un estratto conto bancario.
Attualmente è prassi che l’amministrativo di turno accodi man mano i movimenti in una tabella excel preesistente.
PRO: meccanismo friendly e super-rodato;
CONTRO: protezione bassa, se il collega per colpa o, peggio, per dolo cancella dei record sui movimenti bancari nell’Excel in locale, il pasticcio si propagherebbe su FABRIC senza che nessuno se ne potesse immediatamente accorgere.
Occorrerebbe quindi un qualche livello di protezione, ma non ho idea delle opzioni – anche casarecce – o best practice che si potrebbero adottare in questi casi, che riescano a coniugare la flessibilità di Excel con qualche vincolo di sicurezza. Sicuramente affidare il compito ad una persona sveglia e fidata è già un primo passo!
2b) entry level da zero.
In questo scenario, il file Excel in locale dell’utente a cui agganciare un Dataflow su FABRIC lo vedo ancora pià rischioso e come ultima spiaggia: vale quanto detto sopra, soprattutto nel caso il collega sia un pasticcione.
Io vorrei proporre un sistema più robusto, basato su criteri di accesso e un minimo di protezione…. Ossia almeno un form e un database, così da unire una UX friendly con dietro un vero sistema di archiviazione. Leggendo online, di soluzioni e pareri se ne trovano diversi. Sempre puntando alla semplicità, all’utilizzo di strumenti che già paghiamo, ovvero rimanere nell’ecosistema Microsoft, le opzioni si ridurrebbero a segue da quanto ho colto:
1 - impiego di Access su pc locale come interfaccia per leggere e scrivere dati su SQL Server online (in Fabric); in merito la platea degli esperti è divisa su semplicità, funzionalità disponibili e sicurezza (?).
2 - uso delle Microsoft/SharePoint Lists, che sono semplici da implementare e friendly da usare, con possibilità di limitare i privilegi. Ovviamente sono solo dei repository e non so se verrebbero letti direttamente da Powerquery (da Fabric direi disi). Forse occorrerebbe un po’ di codice M
3 - sempre in ambito Microsoft costruirsi una PowerApp che si appoggi a DataVerse. È una soluzione low-code che forse avrebbe senso più nel caso di vere applicazioni aziendali multidevice, che vanno oltre le mie necessità di un form e di un database.
4 - altro ????
Bon, intanto vi ringrazio per la pazienza e l’attenzione.
Se avete link, best practice o casi reali da condividere sarò davvero felice da leggerli.
Last but not least, meno costa meglio è!
anche perché l’obiettivo in questa fase è mettere al sicuro i dati e creare condizioni in cui i ruoli siano chiari e gli errori umani ridotti al minimo.Un caro saluto a tutti,
Stefano